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吉林工商学院教学档案管理办法
  编辑:Admin  |   发布时间:2013/9/9 | 文章来源:吉林工商学院信息工程学院   打印】【 】【关闭
 


吉林工商学院教学档案管理办法
 
     第一条 为充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,更好地为学院发展服务,特制定本办法。
    一、基本原则
    第二条 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。
    第三条 教学档案是教学管理的重要组成部分,是衡量教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是反映教育发展与教育改革的重要依据之一,因此,应将教学档案管理工作纳入教学工作计划和各级教学管理人员的岗位职责,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。
第四条 教学档案管理要做到“四同步”,即:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
    第五条 教学档案应实行集中统一管理,凡属永久性、长期性保存的教学档案一律移交学院档案室保存一份,教务处、各分院(部)等教学单位根据具体情况酌情保存;不属永久、长期保存的材料由教务处、分院(部)及相关部门根据具体情况予以保存。
    第六条 教务处及各分院(部)应明确分管档案工作的专(兼)职责任人,统一管理本部门教学文件材料,并按期向学院档案室移交教学档案。
    第七条 归档的教学材料应当有参考价值和凭证作用,应当遵循其自然形成规律,保持有机联系,保证完整、系统、准确。
    二、归档流程
    第八条 每学年初,由分管教学的院长向各分院(部)布置形成积累教学文件材料的任务,并由各部门领导负责落实到本部门工作中。
    第九条 各部门档案专(兼)职责任人按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料,并定期整理。档案室、教务处督促、检查、指导档案专(兼)职责任人做好文件材料的积累工作。
    第十条 坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,各部门要做好平时预立卷工作,根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制定案卷类目,随时将办理完的文件按类别归入相应卷夹。各分院(部)定期将所形成的教学文件材料根据材料性质交教学管理部门档案专(兼)职责任人,由其汇总整理,于每年三月份由教学管理部门的档案专(兼)职责任人核实后负责向档案室移交。
     第十一条 教学档案组卷应当根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷,同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷。
     第十二条 教学档案卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列。
     第十三条 教学档案卷内材料一律拆除金属物,以右侧、底边为齐,左侧装订。对破损的材料应进行修补。
第十四条 教学档案的各种材料大小应逐步规范,使用A4纸,文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。    
第十五条 教学档案按顺序编排页码,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位,并在右上角加盖件号,按顺序填上件号。
     第十六条 教学档案应当填写卷内目录及备考表。
     第十七条 教学档案应当填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确。
     第十八条 归档的教学材料必须字迹工整(严禁圆珠笔、复写字迹),格式统一,手续完备。                                                 
    第十九条 移交档案时交接双方应当当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符合要求的,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。
第二十条 填写移交目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及交接时间,双方各执一份。
三、岗位职责
    第二十一条 分管教学工作的学院领导对教学档案的管理履行下列职责:
    (一)贯彻《档案法》及有关档案工作的方针、政策,把教学档案管理工作列入学院工作计划;
    (二)定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。
    第二十二条 教务处负责人对教学档案的管理履行下列职责:
    (一)协助档案室制定和健全有关管理制度,把教学档案纳入教学管理人员的岗位职责之中,并监督执行;
    (二)协助档案室做好学院各教学单位及与教学相关单位教学档案归档的业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。
    第二十三条 各部门专(兼)职教学档案管理人员履行下列职责:
(一)做好本部门教学文件材料的形成积累工作;
(二)将收集、积累的文件材料整理分类组卷装订,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐,及时移交教务处。
    四、保管期限
    第二十四条 档案室将接受的教学档案进行登记、装订后,立即按照下列规定确定保管期限:
  (一)凡具有长远利用价值的教学档案定为永久保存。
  (二)凡在较长一段时期内具有利用价值的教学档案定为长期保管,长期保管的年限为15年以上;
(三)凡在短时期内具有利用价值的教学档案定为短期保管,短期保管年限为5年。
具体归档范围及其保管年限见附表。
五、借阅和索取
第二十五条 教学档案为教学服务,供领导和教师查阅、研究、参考。学院教学档案不得外借。
第二十六条 学院教学人员办理登记手续后即可在档案室内查阅教学档案。
第二十七条 教学人员复制教学档案须经教务处领导同意并签字。
六、附则
第二十八条 有关实验室工作档案的管理按照《吉林工商学院实验室工作档案管理办法》的规定执行。  
第二十九条 本办法自公布之日起实施。
第三十条 本办法由教务处负责解释。
 
 
                                              
                                                                                                    二○一○年三月十日
 
 

  
 
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